3 tácticas para gestionar el tiempo que te ayudarán a aumentar tu productividad

Uno de los grandes problemas que tenemos y del que no siempre somos conscientes los profesionales de marketing online es que necesitamos pautas para gestionar nuestro tiempo y ser más eficientes.

De nada sirve ocupar buena parte de tu jornada leyendo las últimas novedades y actualizaciones si no te queda tiempo para ponerlas en práctica. Trabajar con información no es fácil

Hoy me gustaría explicarte 3 reglas de oro que te ayudarán a ser mucho más productivo en todo lo que hagas y a eliminar bloqueos mentales, que muchas veces es el verdadero problema encubierto de la gestión del tiempo.

# 1. Simplifica

Simplificar es una cuestión de prioridades. ¿Cuántas horas pasas delante del ordenador atendiendo las tareas menos importantes mientras las importantes las retrasas un día tras otro hasta que dejan de serlo?

Por ejemplo, te conectas a Facebook o Twitter en cuanto recibes una notificación, respondes al email que acaba de llegar, buscas contenidos para compartir en tu comunidad y mostrar que estás al día… ¿Cuánto tiempo se te va en tareas menores?

Hay una técnica muy sencilla y útil para saber en qué pierdes el tiempo. Me la contó un amigo del que te hablaré más abajo, y los resultados, la primera vez, asustan.

Técnica para simplificar

Haz lo siguiente: abre un Excel y anota, durante 2 semanas, cada media hora, lo que has hecho en esos 30 minutos. Aplícalo con rigor y sin engañarte: si has hablado por teléfono con alguien, has estado tuiteando, has adelantado facturas… lo que sea, pero no te engañes. Se trata de que tomes conciencia de lo que haces con tu tiempo.

Esto te ayudará a priorizar y a ver claramente dónde se te va el tiempo. Y esta toma de conciencia personal es el primer paso para crear una agenda que te ayudará a aumentar en un porcentaje abrumador tu productividad.

# 2. Organiza tu agenda por bloques flexibles de tiempo

Se trata de que entiendas que el tiempo no es rígido y de que trates tu agenda diaria como un espacio dirigido a cumplir lo que te has planteado.

Como ya has “simplificado” en el punto anterior y has visto lo que es prioritario para ti y lo que no lo es, sólo debes organizar todas esas prioridades en bloques que puedas mover y ajustar según tus necesidades.

Técnica para organizar tu agenda

Abre la aplicación de calendario que utilices habitualmente (por ejemplo, Google Calendar). Intenta organizar tus tareas en bloques de 2 horas, en la medida de lo posible, pues eso te favorecerá la concentración en una tarea. Te quedará algo como lo que ves en la siguiente imagen:

Fíjate que en el bloque de “Imprevistos” del viernes. Debes ser consciente de que, a medida que trabajes en esos bloques, te surgirán imprevistos que probablemente tengas que atender (una llamada de un cliente, un trabajo urgente, una reunión que no esperabas…).

De lo que se trata es de que, cuando te surja un imprevisto, “intercambies” tareas, es decir, que pases lo que estabas haciendo al bloque de Imprevistos del viernes, como ves en esta imagen:

Te he contado lo más sencillo para que lo puedas empezar a aplicar ahora, pero esta técnica es algo más compleja e incluso la preparación de ese calendario y las prioridades diarias hay que trabajarlas previamente (más abajo te explico dónde encontrarlo).

Si quieres saber más sobre cómo organizar una Agenda BTF (en Bloques Temáticos Flexibles) te recomiendo que leas este post de Jonathan Secanella:Cómo organizar tu agenda de Community Manager.

Sólo un consejo más que a mí me viene muy bien para ser realista en la elección de tareas: si ves que no puedes cumplir con todo lo que te propones, una técnica muy buena es la de “dividir las tareas por la mitad”. Es decir, ¿cuántas cosas crees que puedes hacer en 8 horas? Plantéate hacer sólo la mitad.

La satisfacción de terminar tareas en el día te resultará más beneficiosa que si te pones muchas metas y no terminas de cumplirlas.

# 3. Enfréntate a tus miedos

Una vez un inversor me dio un consejo: “Beatriz, si tienes que fallar, falla rápido y barato”.

Desde que me lo dijo lo llevo grabado en la cabeza y me acuerdo de ello siempre que tengo que poner en marcha algo.

No sé si a ti también te sucederá, pero yo soy muy perfeccionista. Ese perfeccionismo me solía bloquear, pues hasta que no lo tenía todo bajo control, no lo ponía en marcha. Y lo que sucedía era que tardaba tanto en tener esa sensación de control que perdía muchas oportunidades porque terminaba retrasando las cosas.

Esa frase me sentó como un jarro de agua fría, pero fue un despertar a la realidad. Que yo piense que tiene que estar perfecto no significa que el mercado vaya a percibir esa perfección hasta el nivel que la llevaba yo.

Tú puedes hacer lo mismo. Todos tenemos miedos e inseguridades, pero el miedo sólo está en nuestra cabeza.

Aplica la siguiente técnica:

Técnica para eliminar inseguridades

Cuando sientas preocupaciones o inseguridades, existe una técnica muy buena que consiste en imaginarte que te encuentras debajo de nubarrones negros.

Siéntate, respira e imagínate que te sitúas sobre esas nubes. Encima de las nubes luce el sol, y el sol es nuestro estado natural, que siempre está ahí. Las nubes lo que hacen precisamente es “nublar” nuestra visión y no nos dejan avanzar.

Este vídeo de Headspace (un programa de meditación en inglés que te recomiendo mucho) explica de forma muy visual la técnica:

Por eso, cuando sientas que no avanzas o que algo te bloquea, para uno o dos minutos e imagina que estás por encima de las nubes.

Toma conciencia de tu tiempo para actuar con perspectiva

Probablemente lo más importante de estas 3 tácticas es que tomes conciencia de tu tiempo.

Cuando tengas la sensación de que otra gente llega a todo mientras tú no tienes tiempo de nada, piensa esto: todos tenemos 24 horas, y esas 24 horas no son negociables. Eso significa que tanto tú, como yo, como Bill Gates o Amancio Ortega disponemos de lo mismo: 24 horas en un día. Nunca tendrás ni más ni menos.

Y esto, si lo miras bien, te pone en igualdad de condiciones con personas de mucho éxito. Así que la pregunta ahora es: ¿cómo consigo que mis 24 horas sean tan productivas como las 24 horas de los que tienen más éxito?

Cómo multiplicar tu productividad con 24 h al día

Además de técnicas como estas, de lo que uno debe ser consciente es de que esto es un camino que hay que recorrer. Un camino de cambio. Y muchas veces recorrerlo solo no es fácil. Puedes leer muchos libros de autoayuda o de gestión del tiempo y utilizar distintas herramientas, pero no te van a funcionar si no trabajas la parte emocional:

• Hacia dónde quieres dirigir tu vida profesional.
• Afrontar tus miedos profesionales.
• No saber si la semilla que estás poniendo hoy te servirá mañana.

Para nosotros la gestión del tiempo y la productividad es crucial en nuestro día a día. Llevamos mucho tiempo trabajándola acompañados de un profesional, Jonathan Secanella, tanto desde el blog como de forma personal.

Puesto que sabemos que es una necesidad que tiene mucha gente, le hemos propuesto a Jonathan crear un programa desde cero sobre Productividad y Gestión del Tiempo orientado a conseguir resultados en la vida personal y profesional. Un programa práctico y aplicable desde el primer momento. Algo que resuelva los problemas que tenemos muchos de los que lidiamos diariamente con información en un mundo cambiante.